لماذا نحتاج الى برامج محاسبة و برامج تخطيط وادارة الموارد

---

اولاً: تأكد من اختيار نظام يحتوي على جميع الوظائف الأساسية التي تحتاجها أي مؤسسة. على سبيل المثال برامج محاسبة او "accounting software" تعتبر من البرامج الأساسية لتسجيل معاملاتك المالية وإعداد التقارير. تميل بعض أنظمة تخطيط موارد المؤسسات المتقدمة إلى استثمار الكثير من الوقت في الميزات الآلية المتقدمة على حساب الميزات الأساسية. لذلك، عليك تذكير نفسك بأنه بغض النظر عن مدى تقدم بعض الميزات الجذابة والمتطورة في نظام تخطيط موارد المؤسسات، يجب أن يكون هناك أيضًا أساس متين للوظائف الأساسية التي يمكنك استخدامها بشكل مستقل. وجدير بالذكر بان جميع الشركات التي تدّعي تقديم برامج محاسبة مجانية هي شركات ربحية عبر أساليب اخري قد تتعارض مع تطور اعمالك اليوم او في المستقبل القريب.  

مع وجود مجموعة كبيرة من أنظمة ادارة المؤسسات الصغيرة والمتوسطة و برامج محاسبة مجانية على الشبكة العنكبوتية ، قد تكون مهمة اختيار النظام المناسب أمرًا شاقًا ومحيراً في بعض الاحيان. لاختيار وتطبيق نظام ادارة الموارد والحسابات المناسب في عملك ، تحتاج إلى استثمار بعض الوقت والمال. لذلك ، يجب التأكد من انك تضع هذه الجهود والموارد في المكان المناسب لكي لا تضطر إلى تكرار هذه العملية مرة أخرى. فيما يلي بعض المبادئ العامة التي يجب مراعاتها عند اختيار نظام تخطيط موارد المؤسسات او accounting software .

 رابعاً: عندما يتعلق الأمر باختيار نظام ادارة وتخطيط الموارد الصحيح ، لا يوجد مقياس واحد يناسب الجميع كما تتدعي الشركات التي تقدم برامج محاسبة مجانية . خاصة بالنسبة للمؤسسات الصغيرة والمتوسطة التي تتكيف وتنمو باستمرار. لذلك يجب ان تتأكد من تحديد المعاييرالمسبقة التي تضمن لك الحصول علي منظومة حل متكامل يسمح لك باستخدام ما تحتاجه الآن بينما يمنحك في نفس الوقت خيار إضافة المزيد من المزايا في المستقبل حسب الحاجة. ادفع الان فقط مقابل ما تحتاجه الآن ، ولكن تحقق أيضًا من توافر المزايا الإضافية المحتملة او المطلوبة في المستقبل. قد يكمو كافيا لك الان استخدام برنامج المحاسبة فقط accounting software ولكن ستحتاج برامج اخرى قريباً مثل شؤون الموظفين او غيره.

ثالتاً: من أهم المزايا التي يضيفها نظام ادارة وتخطيط الموارد الصحيح هو الثقة بان كافة العمليات الحسابية والتشغيلية سوف تترابط وتتكامل بحلقة مغلقة تمنع التلاعب، الاختلاس، والأخطاء. هذه الثقة تتيح لقادة الأعمال التركيز على أعمالهم الأساسية المتعلقة بزيادة المداخيل وتحسين الاداء وهم على يقين بأن نظام ادارة وتخطيط الموارد متكفل بتسجيل ومراقبة جميع المعاملات المالية والتشغيلية بالشكل الصحيح وحسب اعلى المعايير العالمية. وبناءً عليه فانه لمن الضروري ايضاً اختيار المورد او الشريك المناسب لتوفير هذه البرامج. الشريك الذي يمكنه دعم فريقك، ليس فقط أثناء تطبيق البرامج وتشغيلها وانما بعد ذلك ايضاً. اخر ما تريده هو الانشغال في تنفيذ او تشغيل النظام بدل التركيز على تطوير اعمالك وزيادة الايرادات. ان مورد نظام ادارة وتخطيط الموارد الجيد هو المورد الذي يمكن أن يمنحك دعمًا مخصصًا مع وقت استجابة جيد حتى تتمكن من تطبيق البرامج لتلائم عملك بشكل كامل وبأسرع وقت وبمجهود أقل. ان مشاريع تطبيق برامج محاسبة مجانية تفشل بنسبة لا تقل عن ٧٥٪ بسبب الدعم ما بعد البيع. ان الدعم الفني والاستشاري ما بعد البيع هو عنصر اساسي للنجاح حتى ولو اقتصر المشروع على نظام حسابي فقط accounting software.

ثانياً: كل مؤسسة او مشروع جديد هو كيان حي في طور النمو والتوسع. لذلك ولدعم تطور اعمالك المستقبلي، يجب عليك التأكد من أن أي نظام تختاره اليوم يجب ان يكون مرن وقابل للتطوير لدعم التوسع المستقبلي واحتياجات العمل المتغيرة. ان الشركات التي تقدم برامج محاسبة مجانية هي مثال حي على بيع السمك بالبحر حيث ان اعتبار ان جميع المؤسسات الصغيرة والمتوسطة متشابهة بأعمالها واحتياجاتها لنظام المحاسبة accounting software او غيره من البرامج هو اعتبار خاطئ جداً وسبب رئيسي لفشل البرامج المجانية. ومن جهة اخرى تتعامل معظم شركات البرامج الكبيرة مع قائمة طويلة من العملاء الذين دائماً ينتظرون ميزات جديدة. إذا اخترت أحد أسماء الشركات الكبيرة في برامج ادارة وتخطيط موارد المؤسسات، فيجب عليك التأكد من أن ما تشتريه الآن سوف يلبي احتياجات مؤسستك على المدى الطويل دون أي إضافات أو تعديلات مكلفة في المستقبل.